ECM system Alfresco

Dokumendihaldustarkvara aitab tõsta ettevõtte efektiivsust parandades informatsiooni kättesaadavust ja jagamist töötajate vahel. Olukord, kus erinevad dokumendid asuvad mitmetes arvutites üle kogu organisatsiooni põhjustab tarbetut ajakulu, mis tekib nende jagamisel. Tihti võib osa informatsiooni edasi-tagasi saatmisel kaduma minna või kahjustuda. Selliste probleemide vältimiseks sobib firmasisese dokumendihaldussüsteemi kasutusele võtmine.

Alfresco dokumendihaldussüsteemi baasinstallatsioon võimaldab:

  • Dokumentide arhiveerimine – dokumentide säilitamiseks saab luua kataloogipuu, mis on sorteerimise ja vaadete abil kergesti navigeeritav ning mugav hallata.
  • Rolli- ja gruppide põhine ligipääsu piiramine – tihti on vaja töötajate juurdepääsu teatud informatsioonile piirata või keelata täielikult. See on kergesti saavutatav Alfrescosse sisseehitatud õiguste süsteemi abil. Näiteks võib piirata raamatupidamisega seotud inimeste juurdepääsu juhatuse dokumentidele.
  • Kiire navigeerimine personaalse töölaua ja menüüde abil – kõikidel süsteemi kasutajatel on personaalne töölaud, kuhu saab lisada sisu oma vajaduste järgi ja personaalsed menüüd muudavad süsteemis liikumise väga kiireks. Näiteks on võimalik lisada tihti kasutatavaid dokumentide kaustasid „My Favourites“ sektsiooni ja pärast seda pääseb vajalikule informatsioonile ligi kiiremini.
  • Tööprotsessi kiiremaks ja tõhusamaks muutmine reeglite süsteemi abil – dokumendikogu kaustadele saab määrata erinevaid reegleid, mis käivituvad teatavate sündmuste korral (näiteks kausta lisatakse uus dokument) kui kindlad tingimused on täidetud (näiteks lisaja on teatav isik) ning seejärel viiakse ellu määratud tegevus (näiteks saadetakse kindlale süsteemi kasutajale e-mail). Selliste reeglite abil saab dokumentide haldamise ja jagamise muuta tõhusaks ja standardiseeritud protsessiks, mis aitab vältida info kahjustumist või kaotsi minemist.
  • Dokumentide sidumine töövoogudega – töövoogude kasutamine teeb dokumentide jagamise ja töötlemise mugavaks. Üheks tavalisemaks töövooks on „Adhoc Workflow“, mis suunab dokumendi koos ülesandega, mille saab määrata töövoo loomisel kindlale süsteemi kasutajale.
  • Dokumentide haldamine funktsioonide abil – lisaks on süsteemi sisse ehitatud palju haldamisfunktsioone (näiteks dokumentide või kaustade kopeerimine ja liigutamine), mis aitavad säästa aega.

Lisaks dokumendihaldusele on Alfresco süsteemi sisse ehitatud mitmeid lisafunktsionaalsusi:

  • Andmeregistrid – andmeregistritesse saab kanda mitmesugust informatsiooni. Näiteks saab luua To-Do nimekirja tüüpi registri, kuhu saab kanda kirjeid eelseisvate tegevuste kohta. Andmeregistrid on lisaks dokumendihaldusele veel üks oluline kiht, mis teeb Alfrescost ideaalse vahendi ettevõttesisese informatsiooni ja andmete haldamisel.
  • Foorumid – foorumeid saab kasutada firma siseste arutluste läbiviimiseks.
  • Wiki wiki abil saab koostada ettevõtte jaoks olulise info teabekogu, mis aitaks näiteks uutel töötajatel kergemini aru saada firmasisesest terminoloogiast.
  • Blogblogid ehk ajaveebid on tänapäeval populaarne viis jagada oma kogemusi teistega. Ettevõtte kontekstis saaks seda näiteks kasutada töötajate tööalase kogemuse jagamisel või arutluste läbiviimisel.
  • Kalender – kalendrit saab kasutada ajaplaneerimise vahendina. Kalendrisse saab märkida koosolekute ja kokkusaamiste aegu, mille alusel moodustub ettevõtte tegevuskava.
  • Linkide kogu – linkide kogusse saab lisada firmale olulisi viiteid veebist.

Lisaks oskame konfigureerida süsteemi vastavalt kliendi vajadustele ja lisada juurde uut funktsionaalsust. Üks sagedasemaid kasulikke omadusi, mida kliendid soovivad on näiteks e-mailide manuste automaatne kogumine dokumendikogu kaustadesse.

Capital Net OÜ omab laialdast kogemust dokumendihaldustarkvara juurutamisel ja järelvalve teenuse osutamisel. Pakume terviklahendust, alates süsteemi ülesse panemisest, kuni selle hooldamiseni ja klienditoe teenuste osutamiseni. Teenuse üldine tegevuskava on järgmine:

  1. Esimene etapp on tasuta. Siia hulka kuulub kliendi vajaduste esmane analüüs ning nõuete võrdlemine Alfreco võimalustega, mille alusel saab kindlaks teha, kas klient vajab lisaarendusi. Koostatakse projekti ajakava ja lisafunktsionaalsuse vajadusel luuakse arendusplaan. Etapi käigus määratakse arenduste maksumus ja regulaarse kuumakse suurus.
  2. Teine etapp on Alfresco installeerimine.
  3. Platvormi seadistamine vastavalt nõuetele.
  4. Vajadusel süsteemi arendamine.
  5. Funktsionaalsuse tutvustamine (koolitused/süsteemi kasutusjuhend).
  6. Järelvalve etapi käivitamine (sh süsteemi majutus, serveri hooldus ning klienditugi).

Pakutav tarkvara

Alfresco on ECM süsteem. ECM tuleneb inglisekeelsetest sõnadest Enterprise Content Management. Alfresco pakub nii vabavaralist kui ka tasulist (koos klienditoega) platvormi. Meie teenuse osana pakume vabavaralisel platvormil realiseeritud süsteemi. Alfreco omab alates 2012 aastast ka pilveteenust, mis on saadaval läbi interneti. Kohandatud ettevõttesisese dokumendihalduse süsteemi eelised pilveteenuse kasutamise ees on personaliseeritum lähenemine kliendile ja tema vajadustele. Pilveteenuse kasutamisel puudub nõuete analüüs ja isikilik lähenemine ja seega ei pruugi klient saada süsteemilt seda mida vaja.

Näited Alfresco kasutajatest http://www.alfresco.com/customers

Täpsemalt Alfresco võimaluste kohta saab lugeda aadressilt http://www.alfresco.com/